📘 ISO 9001:2015 – কোয়ালিটি ম্যানেজমেন্ট সিস্টেমে কি কি ডকুমেন্ট প্রয়োজন?

 ISO 9001:2015 সংস্করণে কোয়ালিটি ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম (QMS) সংক্রান্ত ডকুমেন্টেশন আগের তুলনায় অনেক বেশি ফ্লেক্সিবল বা নমনীয় করা হয়েছে। এখানে আর বাধ্যতামূলকভাবে নির্দিষ্ট নীতিমালা বা ম্যানুয়াল রাখার প্রয়োজন নেই। বরং ফোকাস দেওয়া হয়েছে "ডকুমেন্টেড ইনফরমেশন" অর্থাৎ কার্যকর রেকর্ড ও প্রয়োজনীয় দলিল সংরক্ষণের ওপর।

তবে এর মানে এই নয় যে এখন আর কিছুই সংরক্ষণ করতে হবে না। বরং আপনাকে জানতে হবে—কি আবশ্যিক, আর কি উপকারী বা সুপারিশকৃত। অর্থাৎ ইন্ডাস্ট্রি এবং প্রসেস অনুযায়ী কি কি দরকার তা আপনাকেই নির্ধারণ করতে হবে।

✅ ISO 9001:2015 অনুযায়ী বাধ্যতামূলক ডকুমেন্ট ও রেকর্ড

নতুন সংস্করণে কিছু ডকুমেন্ট ও রেকর্ড অবশ্যই সংরক্ষণ করতে হবে—নিয়ম মেনে কার্যক্রম চলছে তার প্রমাণ হিসেবে।

📄 আবশ্যিক নথিপত্র (Maintained Documented Information)

1.      QMS-এর আওতা/স্কোপ (ধারা 4.3)

2.      কোয়ালিটি পলিসি (ধারা 5.2.2)

3.      ডিপার্টমেন্ট অনুযায়ী গোল ও তা অর্জনের পরিকল্পনা (ধারা 6.2)

4.      সরবরাহকারী বাছাই ও মূল্যায়নের মানদণ্ড (ধারা 8.4.1)

প্রচলিত কার্যক্রম পরিচালনার জন্য প্রয়োজনীয় দলিলাদি (ধারা 7.5.1b)

🗂️ বাধ্যতামূলক রেকর্ড (Retained Documented Information)

এগুলো সংরক্ষণ করতে হয় উপযুক্ততার প্রমাণ হিসেবে:

1.      পরিমাপক যন্ত্রের যাচাই/ক্যালিব্রেশনের রেকর্ড (ধারা 7.1.5.1)

2.      কর্মীদের যোগ্যতার রেকর্ড (ধারা 7.2)

3.      যোগাযোগের প্রমাণ (ধারা 7.4)

4.      ক্রেতার চাহিদা পর্যালোচনার প্রমাণ (ধারা 8.2.3.2)

5.      ডিজাইন ও ডেভেলপমেন্ট সংক্রান্ত ইনপুট, আউটপুট, পরিবর্তন ইত্যাদি (ধারা 8.3.3–8.3.6) (যদি প্রযোজ্য হয়)

6.      সরবরাহকারী মূল্যায়ন ও কর্মক্ষমতা পর্যবেক্ষণ (ধারা 8.4.1)

7.      উৎপাদন ও সেবাদান সংক্রান্ত রেকর্ড (ধারা 8.5.1)

8.      ত্রুটিপূর্ণ আউটপুট সনাক্তকরণ ও ব্যবস্থা (ধারা 8.7.2)

9.      পর্যবেক্ষণ, পরিমাপ, বিশ্লেষণ ও মূল্যায়নের ফলাফল (ধারা 9.1.1)

10.  অভ্যন্তরীণ অডিটের পরিকল্পনা ও ফলাফল (ধারা 9.2.2)

11.  ম্যানেজমেন্ট রিভিউয়ের ফলাফল (ধারা 9.3.3)

12. ত্রুটি ও সংশোধনমূলক ব্যবস্থার রেকর্ড (ধারা 10.2.2)

📚 সুপারিশকৃত (কিন্তু বাধ্যতামূলক নয়) দলিল ও রেকর্ড

এই ডকুমেন্টগুলো প্রয়োজনীয় নয়, কিন্তু বাস্তবিকভাবে বেশিরভাগ সফল কোম্পানি এগুলো সংরক্ষণ করে থাকে এবং অডিটররাও এগুলো দেখতে চায়:

·         কোয়ালিটি ম্যানুয়াল

·         প্রক্রিয়ার ফ্লোচার্ট, SOP, কাজের নির্দেশনা (WI)

·         ঝুঁকি ও সুযোগের রেজিস্টার (Risk & Opportunity)

·         ট্রেইনিং ক্যালেন্ডার, ম্যাট্রিক্স ও রেকর্ড

·         ক্রেতার অভিযোগ ও প্রতিক্রিয়ার লগ

·         ক্রমাগত উন্নয়ন পরিকল্পনা

·         যন্ত্রপাতি রক্ষণাবেক্ষণের রেকর্ড

·         পরিবর্তন ব্যবস্থাপনা সংক্রান্ত নথিপত্র নথি ও রেকর্ড নিয়ন্ত্রণ পদ্ধতি

📌 ISO 9001:2015 এর দৃষ্টিভঙ্গি: Lean, Risk-Based, and Performance-Focused

নথিপত্র মানে শুধু "ফাইল" নয়—নথিপত্র মানে আপনার কাজের স্বচ্ছতা, ট্রেসেবিলিটি, ও ফলাফলের প্রমাণ।

🔍 ১. ঝুঁকি ভিত্তিক চিন্তা (Risk-Based Thinking)

আপনার প্রতিষ্ঠান কী কী ঝুঁকি ও সুযোগের মুখোমুখি—তা চিহ্নিত করে ব্যবস্থা নিতে হয়।

🔁 ২. প্রক্রিয়াভিত্তিক পদ্ধতি (Process Approach)

প্রতিটি কাজের ইনপুট, আউটপুট, দায়-দায়িত্ব, এবং পারস্পরিক সংযোগ বুঝে তবেই নথিপত্র তৈরি করা দরকার।

📊 ৩. ফলাফলভিত্তিক মূল্যায়ন (Performance Evaluation)

ISO 9001:2015 জানতে চায়: “আপনার সিস্টেম আসলেই কাজ করছে তো?”—সেটার প্রমাণ যেন নথিপত্র দিয়ে পাওয়া যায়।

✅ উপসংহার

ISO 9001:2015 আমাদেরকে ডকুমেন্ট তৈরি করার স্বাধীনতা দিয়েছে, কিন্তু ফলাফল অর্জনে ছাড় দেয়নি। তাই সবসময় এমন নথিপত্র তৈরি করুন যা:

·         Lean (অপ্রয়োজনীয় নয়)

·         Relevant (ব্যবহারযোগ্য)

·         Evidence-based (পর্যবেক্ষণযোগ্য ফলাফল সম্বলিত)

একটি কার্যকর QMS কেবলমাত্র সার্টিফিকেট পাওয়ার জন্য নয়, বরং আপনার প্রতিষ্ঠানকে মানসম্মত, দক্ষ ও গ্রাহকবান্ধব করে তুলতেই প্রয়োজন।